Un parte de trabajo digital es el registro de lo que se ha hecho en un servicio, rellenado desde el móvil en el momento. Esta guía explica qué campos debe llevar, con un modelo en tabla para copiar, cuándo basta una app del mercado, qué se puede automatizar del parte a la factura y cómo funciona el parte por voz con IA.
- Qué es un parte de trabajo y para qué sirve
- Modelo de parte de trabajo: campos y ejemplos
- Papel, Excel, app o voz: cuatro formas de hacer el parte
- Del parte a la factura
- Qué se puede automatizar del parte
- Qué no conviene automatizar
- Cómo elegir una app de partes de trabajo
- Cuándo compensa hacerlo a medida
- Cómo lo hemos diseñado nosotros
- Preguntas frecuentes sobre partes de trabajo
- Fuentes
Qué es un parte de trabajo y para qué sirve
Un parte de trabajo es el documento en el que se anota lo que se ha hecho en un servicio: quién lo ha hecho, dónde, cuánto ha durado, qué material se ha gastado y si el cliente está conforme. El parte de trabajo digital se rellena desde el móvil o la tablet, en el propio sitio, y llega a la oficina sin pasar por un papel.
Hay dos variantes. El parte por servicio recoge una visita o una reparación y lo firma el cliente. El parte de trabajo diario recoge lo que ha hecho una persona o una cuadrilla en la jornada, repartido por obras o tareas, y es el habitual en construcción.
Es distinto de la orden de trabajo, que es el encargo previo (lo que hay que hacer), y del albarán, que acredita la entrega de un material o de un servicio. El parte cuenta lo que se hizo, con sus horas y su material.
Del parte salen la factura, las comisiones y el coste real de cada trabajo, así que si llega tarde o incompleto, todo se retrasa. Con el parte digital, la oficina lo recibe al momento y las horas y el material se suman solos. Las fotos y la firma quedan unidas al servicio por si el cliente discute algo meses después.
Modelo de parte de trabajo: campos y ejemplos
Los campos cambian de un oficio a otro, pero hay un núcleo que casi siempre se repite. Proponemos este modelo de parte de trabajo como punto de partida: se puede copiar en una plantilla de Excel, en un formulario o en una app, y quitar lo que no aplique.
| Bloque | Campo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Identificación | Número de parte y fecha | Localizar el parte y ordenarlo |
| Cliente | Nombre, teléfono, dirección del trabajo | Saber a quién se factura y dónde se ha trabajado |
| Equipo | Quién ha ido (una o varias personas) | Repartir horas y comisiones |
| Tiempos | Hora de llegada, hora de salida, pausas, desplazamiento | Calcular la mano de obra |
| Trabajo | Descripción de la avería o la tarea, lo que se ha hecho y la lista de comprobación si la hay | Que el cliente y la oficina sepan qué se ha hecho |
| Material | Piezas y consumibles con su cantidad | Facturar el material y descontar stock |
| Incidencias | Problemas, trabajos pendientes, recomendaciones | Preparar una segunda visita o un presupuesto |
| Fotos | Antes, durante y después | Evidencia del estado y del resultado |
| Conformidad | Nombre y firma de quien recibe el trabajo, con fecha y hora | Constancia de que el servicio se ha hecho |
| Cobro | Forma de pago y si se ha cobrado en el acto | Preparar la factura y controlar los cobros pendientes |
Recomendamos empezar con pocos campos obligatorios: un parte largo se rellena mal.
Ejemplos de parte de trabajo por oficio
Sobre ese núcleo, cada oficio añade lo suyo:
| Oficio | Tipo de parte | Campos propios |
|---|---|---|
| Servicio técnico o instalador | Por aviso | Avería comunicada, diagnóstico, pieza cambiada, garantía, trabajos pendientes |
| Obra o reforma | Parte diario | Obra y partida, horas de cada operario, maquinaria, comprobación de los equipos de protección |
| Taller mecánico | Por vehículo | Matrícula, kilómetros, operaciones realizadas, recambios |
| Mantenimiento y climatización | Por revisión | Equipo, modelo y número de serie, lista de comprobación, lecturas, fecha de la próxima revisión |
Parte de trabajo y registro de jornada
El registro de jornada es un documento distinto del parte. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y de finalización de cada persona, y a conservarlo cuatro años. Si los tiempos del parte van a servir también para eso, hay que decidirlo con la gestoría o el asesor laboral y organizarlo como pide la norma.
Papel, Excel, app o voz: cuatro formas de hacer el parte
El formato depende de cuántos partes se hacen al día y de lo que se haga después con ellos.
| Papel | Excel o formulario | App de partes | Parte por voz con IA | |
|---|---|---|---|---|
| Cómo se rellena | A mano, en talonario autocopiativo o en un modelo impreso | En una plantilla de Excel o un formulario en el móvil | En el móvil, con campos guiados | El técnico dicta lo que ha hecho y el sistema lo ordena en campos |
| Cuándo llega a la oficina | Cuando alguien lo entrega o lo fotografía | Al enviarlo | Al guardarlo, en el momento | Al terminar el audio |
| Cálculo de horas y material | A mano en la oficina | Con fórmulas que hay que mantener | Automático | Automático, con revisión |
| Riesgo principal | Pérdida, letra ilegible, transcribir dos veces | Versiones distintas y datos que se pisan | Que no se adapte al oficio o que nadie lo rellene bien | Que el sistema entienda mal un dato y nadie lo revise |
| Encaja con | Muy pocos partes al mes | Equipos pequeños que empiezan a ordenarse | La mayoría de empresas de servicios | Técnicos que trabajan con las manos ocupadas |
La plantilla de Excel o de PDF es una buena primera digitalización, pero con muchos partes las hojas se multiplican y se pisan. La voz es la opción más nueva y la menos probada.
Casi todas las apps guardan los partes de trabajo en la nube: el técnico los rellena en el móvil y la oficina los ve en el navegador, sin instalar nada. Eso sí, hay que saber dónde se alojan los datos y cómo se descargan.
Del parte a la factura
Lo ideal es que nadie vuelva a escribir el parte en la oficina. El camino habitual es este:
- El técnico cierra el parteCon horas, material, fotos y firma del cliente, todo en el mismo sitio.
- El sistema valora el parteAplica la tarifa de mano de obra, el precio del material, los recargos y el tipo de IVA que corresponda.
- Alguien lo revisaUna persona de la oficina comprueba lo dudoso antes de facturar, sobre todo al principio.
- La factura se emite en el programa de facturaciónEl parte pasa al programa con los conceptos ya rellenados.
- El cliente recibe la facturaPor correo o por WhatsApp, y el cobro se marca cuando entra.
La factura la emite siempre un programa de facturación que cumpla el reglamento: VeriFactu en territorio común y TicketBAI en el País Vasco. Por eso nosotros no emitimos facturas con un programa propio. Conectamos el parte con el programa de facturación de la empresa, por API o, si no la tiene, con sus exportaciones, para no teclear los datos otra vez. Cada empresa debe confirmar con su asesoría a qué sistema está obligada y desde cuándo.
Qué se puede automatizar del parte
Cuando el parte se guarda como datos, se pueden encadenar muchas cosas:
- Horas: la llegada y la salida se registran con un toque y el tiempo trabajado se calcula solo.
- Material y precios: se elige la pieza de un catálogo y el precio sale de la tarifa.
- Fotos y firma: las fotos quedan unidas al parte y el cliente firma en la pantalla del técnico, con su nombre, la fecha y la hora.
- Factura: se prepara con los conceptos del parte y se emite en el programa de facturación.
- Comisiones: si el técnico cobra por servicio, la comisión se calcula con las reglas de la empresa y a fin de mes sale la liquidación.
- Avisos al cliente: «el técnico va de camino» antes, y el parte firmado en PDF o la factura después.
- Encuesta: tras el servicio, una pregunta al cliente. Si la nota es baja, se avisa al encargado. Lo detallamos en la guía sobre cómo pedir reseñas a clientes.
- Panel: los partes del día y los cobros pendientes se suman en un resumen para el responsable, como contamos en el artículo sobre el cuadro de mando de una empresa.
Qué no conviene automatizar
- El visto bueno de lo que se factura. Al principio el sistema propone y una persona confirma.
- La firma del cliente. Se recoge en persona, delante del trabajo terminado.
- La parte laboral. Si los técnicos son empleados o autónomos y cómo se hacen las nóminas lo decide la gestoría. El sistema calcula y exporta.
- El acceso a los datos de los clientes. Las fotos del interior de una casa, las direcciones y las firmas las ve solo quien las necesita, y no se mandan por los chats personales de los técnicos.
Cómo elegir una app de partes de trabajo
En el mercado hay muchas apps de partes de trabajo, desde las que tienen un plan gratuito hasta las que incluyen rutas, stock y portal del cliente. Para muchas empresas una de ellas basta, y es lo que recomendamos probar primero. Antes de elegir, nosotros miraríamos seis cosas:
- Que se adapte al oficio. Las pensadas para servicios técnicos y obras suelen traer los campos que hacen falta.
- Que el técnico la use sin perder tiempo. Si el parte tarda más que en papel, no se rellenará.
- Que funcione sin cobertura. En sótanos y naves la app debe guardar el parte y sincronizarlo después.
- Que se conecte con la facturación, por API, integración directa o exportación. Es lo que más pesa: si no pasa los datos al programa de facturas, hay que teclear dos veces.
- Qué pasa con los datos. Dónde se guardan, cómo se descargan y si se pueden llevar a otra herramienta.
- Cuánto se puede configurar: campos propios, listas de comprobación y tarifas.
Lo mejor es probar la app unos días con partes reales. Si registra la ubicación del técnico, conviene revisarlo antes con la asesoría laboral.
Cuándo compensa hacerlo a medida
Si una app del mercado cubre el trabajo, no hace falta construir nada. El software propio compensa en dos situaciones:
- El parte tiene reglas propias que las apps no soportan: tarifas por marca y por zona, recargos por urgencia o comisiones que dependen del tipo de trabajo.
- El parte tiene que alimentar varias cosas a la vez, como la factura, la comisión, la encuesta y el panel del dueño, y hoy eso se resuelve pegando varias herramientas con hojas de cálculo en medio.
Para esos casos, en la página de software a medida contamos cómo trabajamos.
Cómo lo hemos diseñado nosotros
El parte es una de las piezas de un sistema que diseñamos para una empresa de reparación e instalación de persianas, y del que hablamos en el artículo sobre hiperautomatización. Es un prototipo con datos ficticios y no está en producción en ningún cliente.
En el prototipo, el parte sale del trabajo del técnico: se abre desde el aviso del cliente, recoge lo hecho y alimenta la factura, la comisión del técnico y la encuesta al cliente. Hay páginas para el móvil del técnico y para el del cliente, y un asistente conectado que crea el aviso cuando el cliente escribe.
El parte de trabajo por voz lo tenemos diseñado, pero todavía no está en producción. La idea es que el técnico, al terminar, deje un audio contando lo que ha hecho y que el sistema lo convierta en un parte estructurado, con tiempos, material, incidencias y trabajos pendientes.
Para usarlo con clientes falta resolver tres cosas:
- El sistema propone y el técnico confirma: el texto que sale del audio se revisa antes de guardarlo.
- El material y las cantidades se contrastan con el catálogo, porque un número mal oído acaba en una factura.
- Hay que probarlo con el idioma real de los técnicos y con el ruido de una obra o una furgoneta.
Lo que hacemos hoy en atención al cliente por voz está en la página de agentes de voz, y lo que hacemos para el sector, en la de IA para instaladores.
Veamos cómo sería el parte de tu empresa
En 30 minutos repasamos cómo se hacen hoy tus partes, qué programa de facturación usas y si te conviene una app del mercado o algo a medida. Es gratis y sin compromiso.
Pedir un diagnóstico →Preguntas frecuentes sobre partes de trabajo
¿Qué es un parte de trabajo digital?
Es el registro de un servicio que se rellena desde el móvil o la tablet. Recoge quién ha trabajado, cuándo, qué se ha hecho y qué material se ha gastado, con fotos y la firma del cliente, y llega a la oficina al momento.
¿Qué campos debe llevar un parte de trabajo?
Fecha y número de parte, datos del cliente, personas que han ido, horas de llegada y salida, descripción del trabajo, material, incidencias, fotos y firma de conformidad. La tabla de este artículo los reúne como modelo para copiar.
¿Qué es un parte de trabajo diario?
Es el que recoge lo que ha hecho una persona o una cuadrilla durante la jornada, repartido por obras o tareas. Es el habitual en construcción. El parte por servicio documenta una visita concreta y lo firma el cliente.
¿Un parte de trabajo vale como registro de jornada?
Son documentos distintos. El registro de jornada que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores recoge el inicio y el fin de la jornada de cada persona y se conserva cuatro años. Si quieres que el parte sirva también para eso, consúltalo con tu gestoría.
¿Hay apps de partes de trabajo gratis?
Sí. Varias apps tienen un plan gratuito y hay plantillas de Excel y de PDF para rellenar. Suelen bastar cuando se hacen pocos partes. Antes de elegir, comprueba qué límites tienen y si pasan los datos a tu programa de facturación.
¿Cómo se pasa del parte de trabajo a la factura?
El técnico cierra el parte con horas, material y firma; el sistema lo valora con tus tarifas, una persona lo revisa y la factura se emite en un programa de facturación que cumpla el reglamento (VeriFactu o TicketBAI, según el territorio).
¿Se puede hacer un parte de trabajo por voz con IA?
Técnicamente sí: el técnico dicta y el sistema ordena lo dicho en campos. Lo tenemos diseñado, pero todavía no está en producción. Conviene que el técnico confirme el texto antes de guardarlo, porque un dato mal entendido puede acabar en una factura.
¿Cuándo compensa un parte de trabajo a medida?
Cuando las reglas del negocio no caben en las apps del mercado (tarifas por zona, comisiones, recargos) o cuando el parte tiene que alimentar a la vez factura, comisiones, encuesta y panel. Si una app ya lo resuelve, no hace falta desarrollar nada.