Lan-parte digitala: eredua, aplikazioa eta partetik fakturara nola pasatu

Lan-parte digitala zerbitzu batean egindakoaren erregistroa da, momentuan bertan mugikorretik betea. Gida honek azaltzen du zer eremu eduki behar dituen, kopiatzeko taula-eredu batekin, noiz nahikoa den merkatuko aplikazio bat, lan-partetik fakturara zer automatiza daitekeen eta nola funtzionatzen duen IAdun ahots bidezko lan-parteak.

Zer da lan-parte bat eta zertarako balio du

Lan-parte bat zerbitzu batean egindakoa apuntatzen den dokumentua da: nork egin duen, non, zenbat denbora iraun duen, zer material gastatu den eta bezeroa konforme dagoen. Lan-parte digitala mugikorretik edo tabletatik betetzen da, lekuan bertan, eta paperik gabe iristen da bulegora.

Bi aldaera daude. Zerbitzuko parteak bisita edo konponketa bat jasotzen du, eta bezeroak sinatzen du. Eguneko lan-parteak pertsona batek edo kuadrilla batek lanaldian egindakoa jasotzen du, lanen edo zereginen arabera banatuta, eta eraikuntzan ohikoena da.

Lan-agindua ez da gauza bera: hori aurretiazko enkargua da (zer egin behar den). Albaranarekin ere ez da nahastu behar, hark material baten edo zerbitzu baten entrega egiaztatzen baitu. Lan-parteak egin zenaren berri ematen du, bere orduekin eta materialarekin.

Lan-partetik ateratzen dira faktura, komisioak eta lan bakoitzaren benetako kostua. Beraz, berandu edo osatu gabe iristen bada, dena atzeratzen da. Lan-parte digitalarekin, bulegoak berehala jasotzen du, eta orduak eta materiala automatikoki batzen dira. Argazkiak eta sinadura zerbitzuarekin lotuta geratzen dira, badaezpada, bezeroak hilabete batzuk geroago zerbait eztabaidatzen badu ere.

Lan-parte eredua: eremuak eta adibideak

Eremuak ofizioz ofizio aldatzen dira, baina ia beti errepikatzen den oinarri bat badago. Lan-parte eredu hau proposatzen dugu abiapuntu gisa: Excel txantiloi batean, inprimaki batean edo aplikazio batean kopia daiteke, eta ez dagokiona kendu.

Derrigorrezko eremu gutxirekin hastea gomendatzen dugu: lan-parte luzea gaizki betetzen da.

Lan-parteen adibideak ofizioaren arabera

Oinarri horren gainean, ofizio bakoitzak berea gehitzen du:

Lan-partea eta lanaldiaren erregistroa

Lanaldiaren erregistroa lan-partea ez den beste dokumentu bat da. Langileen Estatutuaren 34.9 artikuluak enpresa behartzen du lanaldiaren eguneroko erregistroa bermatzera, pertsona bakoitzaren hasiera- eta amaiera-ordu zehatzarekin, eta lau urtez gordetzera. Lan-partearen denborak horretarako ere erabiliko badira, gestoriarekin edo lan-arloko aholkulariarekin erabaki behar da, eta arauak eskatzen duen bezala antolatu.

Papera, Excel, aplikazioa edo ahotsa: lan-partea egiteko lau modu

Formatua egunean egiten den lan-parte kopuruaren eta gero horiekin egiten denaren araberakoa da.

Excel edo PDF txantiloia lehen digitalizazio ona da, baina lan-parte asko daudenean orriak ugaritu eta elkar zapaltzen dira. Ahotsa aukerarik berriena eta gutxien frogatua da.

Aplikazio gehienek lan-parteak hodeian gordetzen dituzte: teknikariak mugikorrean betetzen ditu eta bulegoak nabigatzailean ikusten ditu, ezer instalatu gabe. Hala ere, jakin behar da datuak non ostatatzen diren eta nola deskargatzen diren.

Lan-partetik fakturara

Egokiena da inork lan-partea bulegoan berriz idatzi behar ez izatea. Ohiko bidea hau da:

1. Teknikariak partea ixten duOrduekin, materialarekin, argazkiekin eta bezeroaren sinadurarekin, dena toki berean.
2. Sistemak partea baloratzen duEskulanaren tarifa, materialaren prezioa, errekarguak eta dagokion BEZ tasa aplikatzen ditu.
3. Norbaitek berrikusten duBulegoko pertsona batek zalantzazkoa egiaztatzen du fakturatu aurretik, batez ere hasieran.
4. Faktura fakturazio-programan jaulkitzen daPartea programara pasatzen da, kontzeptuak jada beteta.
5. Bezeroak faktura jasotzen duPosta elektronikoz edo WhatsAppez, eta kobrantza sartzen denean markatzen da.

Faktura beti arauetara egokitzen den fakturazio-programa batek jaulkitzen du: VeriFactu lurralde erkidean eta TicketBAI Euskadin. Horregatik, guk ez dugu fakturarik jaulkitzen programa propio batekin. Lan-partea enpresaren fakturazio-programarekin lotzen dugu, API bidez edo, APIrik ez badu, haren esportazioekin, datuak berriz tekleatu behar ez izateko. Enpresa bakoitzak bere aholkularitzarekin baieztatu behar du zein sistema erabiltzera behartuta dagoen eta noiztik.

Lan-partetik zer automatiza daitekeen

Lan-partea datu gisa gordetzen denean, gauza asko katea daitezke:

• Orduak: iristea eta irtetea ukitu batekin erregistratzen dira eta lan egindako denbora automatikoki kalkulatzen da.
• Materiala eta prezioak: pieza katalogo batetik aukeratzen da eta prezioa tarifatik ateratzen da.
• Argazkiak eta sinadura: argazkiak partearekin lotuta geratzen dira eta bezeroak teknikariaren pantailan sinatzen du, bere izenarekin, datarekin eta orduarekin.
• Faktura: lan-parteko kontzeptuekin prestatzen da eta fakturazio-programan jaulkitzen da.
• Komisioak: teknikariak zerbitzuko kobratzen badu, komisioa enpresaren arauekin kalkulatzen da eta hil amaieran likidazioa ateratzen da.
• Bezeroarentzako abisuak: «teknikaria bidean da» aurretik, eta sinatutako partea PDFan edo faktura ondoren.
• Inkesta: zerbitzuaren ondoren, bezeroari galdera bat. Nota baxua bada, arduradunari abisatzen zaio. Bezeroei iritziak nola eskatu gidan zehazten dugu.
• Aginte-panela: egun horretako lan-parteak eta kobratzeke daudenak laburpen batean batzen dira arduradunarentzat, enpresa baten aginte-panelari buruzko artikuluan kontatzen dugun bezala.

Zer ez den komeni automatizatzea

• Fakturatzen denaren oniritzia. Hasieran sistemak proposatzen du eta pertsona batek baieztatzen du.
• Bezeroaren sinadura. Aurrez aurre jasotzen da, amaitutako lanaren aurrean.
• Lan-arloko zatia. Teknikariak langile ala autonomo diren eta nominak nola egiten diren gestoriak erabakitzen du. Sistemak kalkulatu eta esportatu egiten du.
• Bezeroen datuetarako sarbidea. Etxe baten barrualdeko argazkiak, helbideak eta sinadurak behar dituenak bakarrik ikusten ditu, eta ez dira teknikarien txat pertsonaletatik bidaltzen.

Nola aukeratu lan-parteen aplikazio bat

Merkatuan lan-parteen aplikazio asko daude, doako plana dutenetatik hasi eta ibilbideak, stocka eta bezeroaren ataria dituztenetaraino. Enpresa askorentzat horietako bat nahikoa da, eta hori da lehenik probatzea gomendatzen duguna. Aukeratu aurretik, guk sei gauza begiratuko genituzke:

1. Ofizioari egokitzea. Zerbitzu teknikoetarako eta obretarako pentsatutakoek behar diren eremuak ekarri ohi dituzte.
2. Teknikariak denbora galdu gabe erabili ahal izatea. Parteak paperean baino denbora gehiago eskatzen badu, ez da beteko.
3. Estaldurarik gabe funtzionatzea. Sotoetan eta nabeetan aplikazioak partea gorde eta gero sinkronizatu behar du.
4. Fakturazioarekin lotzea, API bidez, zuzeneko integrazioz edo esportazioz. Horrek du pisurik handiena: datuak fakturazio-programara pasatzen ez baditu, bi aldiz tekleatu behar da.
5. Datuekin zer gertatzen den. Non gordetzen diren, nola deskargatzen diren eta beste tresna batera eraman daitezkeen.
6. Zenbat konfiguratu daitekeen: eremu propioak, egiaztapen-zerrendak eta tarifak.

Onena aplikazioa egun batzuetan lan-parte errealekin probatzea da. Teknikariaren kokapena erregistratzen badu, komeni da lan-arloko aholkularitzarekin aurretik begiratzea.

Noiz merezi duen neurrira egiteak

Merkatuko aplikazio batek lana betetzen badu, ez da ezer eraikitzen hasi beharrik. Software propioak bi egoeratan merezi du:

• Lan-parteak aplikazioek onartzen ez dituzten arau propioak ditu: markaren eta zonaldearen araberako tarifak, premiagatiko errekarguak edo lan motaren araberako komisioak.
• Lan-parteak gauza asko aldi berean elikatu behar ditu, hala nola faktura, komisioa, inkesta eta jabearen aginte-panela, eta gaur hori kalkulu-orriak tartean jarrita hainbat tresna elkartuz ebazten da.

Kasu horietarako, neurrirako softwarearen orrian kontatzen dugu nola lan egiten dugun.

Nola diseinatu dugun guk

Lan-partea pertsianak konpontzen eta instalatzen dituen enpresa baterako diseinatu dugun sistema baten osagaietako bat da, eta hiperautomatizazioari buruzko artikuluan hitz egiten dugu horretaz. Fikziozko datuekin egindako prototipo bat da, eta ez dago produkzioan bezero bakar batekin ere.

Prototipoan, lan-partea teknikariaren lanetik ateratzen da: bezeroaren abisutik irekitzen da, egindakoa jasotzen du eta faktura, teknikariaren komisioa eta bezeroarentzako inkesta elikatzen ditu. Teknikariaren mugikorrerako eta bezeroaren mugikorrerako orriak daude, eta bezeroak idazten duenean abisua sortzen duen laguntzaile konektatu bat.

Ahots bidezko lan-partea diseinatuta daukagu, baina oraindik ez dago produkzioan. Ideia da teknikariak, amaitzean, egindakoa kontatzen duen audio bat uztea eta sistemak lan-parte egituratu bihurtzea, denborekin, materialarekin, intzidentziekin eta geratzen diren lanekin.

Bezeroekin erabiltzeko, oraindik hiru gauza ebatzi behar dira:

• Sistemak proposatzen du eta teknikariak baieztatzen du: audiotik ateratzen den testua gorde aurretik berrikusten da.
• Materiala eta kopuruak katalogoarekin kontrastatzen dira, gaizki entzundako zenbaki bat faktura batean amaitzen baita.
• Teknikarien benetako hizkuntzarekin eta obra baten edo furgoneta baten zaratarekin probatu behar da.

Gaur egun ahots bidezko bezeroarentzako arretan egiten duguna ahots-agenteen orrian dago, eta sektorerako egiten duguna instalatzaileentzako IAren orrian.

Lan-parteei buruzko ohiko galderak

Zer da lan-parte digital bat?

Mugikorretik edo tabletatik betetzen den zerbitzu baten erregistroa da. Nork lan egin duen, noiz, zer egin den eta zer material gastatu den jasotzen du, argazkiekin eta bezeroaren sinadurarekin, eta berehala iristen da bulegora.

Zer eremu eduki behar ditu lan-parte batek?

Lan-parteko data eta zenbakia, bezeroaren datuak, joan diren pertsonak, iristeko eta irteteko orduak, lanaren deskribapena, materiala, intzidentziak, argazkiak eta adostasun-sinadura. Artikulu honetako taulak eredu gisa biltzen ditu kopiatzeko.

Zer da eguneko lan-parte bat?

Pertsona batek edo kuadrilla batek lanaldian egindakoa jasotzen duena da, lanen edo zereginen arabera banatuta. Eraikuntzan ohikoena da. Zerbitzuko parteak bisita zehatz bat dokumentatzen du eta bezeroak sinatzen du.

Lan-parte batek lanaldiaren erregistro gisa balio du?

Dokumentu desberdinak dira. Langileen Estatutuaren 34.9 artikuluak eskatzen duen lanaldiaren erregistroak pertsona bakoitzaren lanaldiaren hasiera eta amaiera jasotzen ditu, eta lau urtez gordetzen da. Lan-parteak horretarako ere balio dezan nahi baduzu, galdetu zure gestoriari.

Badago doako lan-parteen aplikaziorik?

Bai. Hainbat aplikaziok doako plana dute, eta Excel eta PDF txantiloiak ere badaude betetzeko. Lan-parte gutxi egiten direnean nahikoa izan ohi dira. Aukeratu aurretik, egiaztatu zer muga dituzten eta datuak zure fakturazio-programara pasatzen dituzten.

Nola pasatzen da lan-partetik fakturara?

Teknikariak partea ixten du orduekin, materialarekin eta sinadurarekin; sistemak zure tarifekin baloratzen du, pertsona batek berrikusten du eta faktura arauetara egokitzen den fakturazio-programa batean jaulkitzen da (VeriFactu edo TicketBAI, lurraldearen arabera).

IAdun ahots bidezko lan-partea egin daiteke?

Teknikoki bai: teknikariak diktatzen du eta sistemak esandakoa eremutan ordenatzen du. Diseinatuta daukagu, baina oraindik ez dago produkzioan. Komeni da teknikariak testua gorde aurretik baieztatzea, gaizki ulertutako datu bat faktura batean amai daitekeelako.

Noiz merezi du neurrira egindako lan-parte batek?

Negozioaren arauak merkatuko aplikazioetan kabitzen ez direnean (zonaldearen araberako tarifak, komisioak, errekarguak) edo lan-parteak aldi berean faktura, komisioak, inkesta eta aginte-panela elikatu behar dituenean. Aplikazio batek jada ebazten badu, ez da ezer garatu beharrik.

Iturriak

• BOE: 2/2015 Legegintzako Errege Dekretua, Langileen Estatutuaren testu bategina, 34.9 artikulua (eguneroko lanaldiaren erregistroa), gaztelaniaz
• Zerga Agentzia: fakturazio-sistema informatikoak eta VERI*FACTU, gaztelaniaz
• Gipuzkoako Foru Aldundia: TicketBAI